Durante muchos años, las empresas llevaron su contabilidad en papel. Con el tiempo, las más avanzadas adoptaron sistemas contables, y las más profesionalizadas aprovecharon herramientas como Excel para analizar grandes volúmenes de datos y convertirlos en información valiosa. Esto les confería una ventaja competitiva frente a aquellas que basaban sus decisiones en la intuición del dueño o fundador, quien, en muchos casos, asumía múltiples roles dentro de la empresa.
Mi primera experiencia profesional fue en una empresa dedicada a la venta de insumos para el sector agrícola. Utilizaban un sistema contable que les permitía recopilar datos de casi 40 sucursales en toda Argentina. Trabajé en el departamento de “Control de Gestión”, donde, mediante el uso avanzado de Excel (tablas dinámicas, fórmulas complejas, formatos condicionales, entre otros), transformábamos datos desordenados de las sucursales en información que permitía a los gerentes tomar decisiones más profesionales.
Por ejemplo, a partir de los datos de ventas, identificábamos clientes nuevos, aquellos que la empresa estaba perdiendo (los que llevaban más de 6 meses sin comprar) y los clientes frecuentes. Estos análisis nos habilitaban para activar acciones de marketing, como estrategias para el recupero de clientes que habían dejado de comprar. Cada seis meses, llevábamos a cabo un análisis detallado que enviábamos a los gerentes, proporcionándoles información sobre clientes perdidos, productos comprados, cantidades, vendedores responsables, entre otros. Este monitoreo constante de la cartera de clientes brindaba a la empresa una ventaja significativa.
A pesar de los beneficios sustanciales que proporcionaba este proceso, su ejecución resultaba intensiva en recursos. Cuatro personas trabajábamos a tiempo completo para generar esos informes. Aunque Excel facilitaba en gran medida el trabajo, el proceso era tedioso y demandaba numerosas horas para “limpiar” los datos y crear visualizaciones comprensibles. Además, no estaba exento de riesgos, ya que un error en una fórmula podría conducir a resultados inexactos. Para minimizar este riesgo, el informe era preparado por una persona y luego revisado por otra, generalmente el responsable del área, antes de ser enviado por correo electrónico como un archivo adjunto. Con el tiempo, llenábamos discos y carpetas con una cantidad considerable de archivos de Excel. Era un proceso costoso, lento, propenso a errores y, en última instancia, poco práctico.
Hoy me resulta difícil imaginar dos aspectos:
- Que aún existan empresas que no implementen estas mejores prácticas de análisis de datos.
- Que este análisis se realice exclusivamente con Excel. Aunque sigue siendo una herramienta valiosa, no es la opción más práctica para este propósito (Microsoft ofrece Power BI para estas tareas específicas).
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Hoy en día, es difícil concebir que una empresa contrate a cuatro personas a tiempo completo para realizar análisis de datos en Excel. Esto se debe a que podemos utilizar herramientas como Power BI, Tableau o 465analytics para automatizar estos procesos, haciéndolos más económicos, rápidos y eficientes.
465analytics tiene la misión de ayudar a las pymes a implementar estas mejores prácticas, ofreciendo consultoría para desarrollar estrategias eficientes de almacenamiento y análisis de datos. Además, proporciona un potente software que permite generar tableros de gestión 100% en la nube, ofreciendo la posibilidad de acceder a esta información desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
Reflexión sobre la Digitalización: Un proceso de mejora continua
La digitalización va más allá de la simple implementación de tecnología. A menudo, se asocia erróneamente con la contratación de científicos de datos y el desarrollo de algoritmos complejos de machine learning, algo que, si bien es práctica común en empresas líderes y grandes, puede parecer inalcanzable para las pymes. Es esencial comprender que la digitalización comienza con pequeños pasos, incorporando prácticas efectivas en la toma de decisiones gerenciales, como se describió anteriormente en el área de ventas. Utilizar información de sistemas contables, complementarla con Google Sheets y algún software para automatizar el análisis son pasos iniciales valiosos. La digitalización es un proceso de mejora continua, un músculo que debemos entrenar día a día, comenzando desde lo básico para lograr resultados significativos con el tiempo.
En el próximo artículo exploraremos por qué 465analytics resulta más efectiva que otras alternativas para pequeñas y medianas empresas.
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AUTOR: Horacio Ojeda, co-founder de 465analytics.
